Die kurze Antwort
Die WEG-Abrechnung liefert Zahlen. Die Mieterabrechnung braucht eine neue Prüfung.
Die WEG-Jahresabrechnung stellt die Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft dar und dient der Abrechnung zwischen den Wohnungseigentümern. Die Nebenkostenabrechnung richtet sich dagegen an den Mieter. Sie darf nur vereinbarte, mietrechtlich umlagefähige Betriebskosten enthalten und muss die tatsächlichen Vorauszahlungen des Mieters berücksichtigen.
Deshalb wird nicht das gezahlte Hausgeld verteilt. Benötigt werden die einzelnen Kostenpositionen, ihre Einordnung, der jeweils zulässige Verteilungsmaßstab und die Daten des konkreten Mietverhältnisses.
Zwei Abrechnungen, zwei Zwecke
Was die Unterlagen voneinander unterscheidet.
Eigentümergemeinschaft
WEG-Jahresabrechnung
- Adressat
- Wohnungseigentümer
- Zweck
- Einnahmen, Ausgaben und Abrechnung des Wirtschaftsplans der Gemeinschaft
- Grundlage
- WEG, Gemeinschaftsordnung und Beschlüsse
- Enthält
- Auch Verwaltung, Rücklagen und nicht umlagefähige Eigentümerkosten
Mietverhältnis
Nebenkostenabrechnung
- Adressat
- Mieter der Eigentumswohnung
- Zweck
- Jährliche Abrechnung der vereinbarten Betriebskostenvorauszahlungen
- Grundlage
- Mietvertrag, BGB, BetrKV und gegebenenfalls HeizkostenV
- Enthält
- Nur umlagefähige Kosten, passenden Schlüssel und Mietervorauszahlungen
Schnellprüfung
Typische Positionen richtig einordnen.
Die folgende Übersicht ist eine erste Arbeitshilfe. Ob eine Position im Einzelfall angesetzt werden kann, hängt zusätzlich vom Mietvertrag, der konkreten Leistung und dem Abrechnungszeitraum ab.
Gebäudeversicherung
Häufig umlagefähigAls Sach- oder Haftpflichtversicherung nach BetrKV, wenn sie wirksam vereinbart und objektbezogen ist.
Gartenpflege und Gebäudereinigung
Häufig umlagefähigLaufende Pflege- und Reinigungsleistungen können Betriebskosten sein; Reparaturen oder Neuanlagen nicht.
Allgemeinstrom
Häufig umlagefähigZum Beispiel für Treppenhaus- oder Außenbeleuchtung, sofern der Kostenansatz nachvollziehbar abgegrenzt ist.
Hauswart
Nur anteiligVerwaltungs-, Reparatur- und Instandhaltungsanteile müssen aus der Hauswartvergütung herausgerechnet werden.
Heizung und Warmwasser
Besonders prüfenDie separate Heizkostenabrechnung, Verbrauchswerte und die Vorgaben der Heizkostenverordnung sind maßgeblich.
Grundsteuer
Separat ergänzenSie wird häufig direkt gegenüber dem Eigentümer festgesetzt und steht deshalb nicht zwingend in der WEG-Abrechnung.
Verwaltervergütung
Nicht umlagefähigDie Verwaltung der Gemeinschaft ist keine Betriebskostenposition für die Mieterabrechnung.
Erhaltungsrücklage
Nicht umlagefähigDie Zuführung zur Rücklage gehört zur Eigentümerebene und wird nicht als laufende Betriebskostenposition angesetzt.
Reparaturen und Instandsetzung
Nicht umlagefähigKosten zur Beseitigung von Mängeln, Verschleiß oder Schäden bleiben beim Eigentümer.
Vom Eigentümerbeleg zur Mieterabrechnung
In fünf Schritten sauber übertragen.
- Mietvertrag zuerst prüfen. Welche Betriebskosten wurden vereinbart und enthält der Vertrag einen eigenen Verteilungsmaßstab?
- Abrechnungszeitraum und Mieterdaten abgleichen. Ein- oder Auszug, Leerstand, Wohnfläche, Personenzahl und geleistete Vorauszahlungen müssen zum Zeitraum passen.
- WEG-Positionen einzeln trennen. Umlagefähige Betriebskosten werden von Verwaltung, Rücklage, Reparaturen und anderen Eigentümerkosten abgegrenzt.
- Verteilungsmaßstab je Kostenart kontrollieren. Miteigentumsanteile, Einheiten, Wohnfläche oder Verbrauch dürfen nicht ungeprüft miteinander vermischt werden.
- Direkte Eigentümerkosten ergänzen und Mieteranteil berechnen. Zum Beispiel Grundsteuerbescheid, Einzelheizkosten und weitere relevante Belege einordnen und die Vorauszahlungen abziehen.
Zum Abhaken oder Ausdrucken
Checkliste für vermietete Eigentumswohnungen.
Diese Unterlagen helfen dabei, aus der WEG-Abrechnung eine vollständige Mieterabrechnung zu erstellen.
Nicht jeder Schlüssel passt automatisch
Welcher Verteilungsmaßstab gilt?
Mietvertragliche Vereinbarung
Enthält der Mietvertrag eine wirksame Regelung, muss diese gemeinsam mit den zwingenden Vorgaben für verbrauchsabhängige Kosten geprüft werden. Die WEG-Abrechnung ersetzt den Mietvertrag nicht.
Keine abweichende Vereinbarung
Bei vermietetem Wohnungseigentum sieht § 556a Abs. 3 BGB grundsätzlich den Maßstab vor, der auch zwischen den Wohnungseigentümern gilt. Widerspricht dieser billigem Ermessen, greift die gesetzliche Auffangregelung des § 556a Abs. 1 BGB.
Verbrauchsabhängige Kosten
Erfasster Verbrauch oder eine erfasste Verursachung muss berücksichtigt werden. Für Heizung und Warmwasser gelten zusätzlich die besonderen Vorgaben der Heizkostenverordnung.
Häufige Fragen
Was ETW-Vermieter häufig wissen möchten.
Kann ich die WEG-Jahresabrechnung direkt an meinen Mieter senden?
Nein. Sie enthält auch Positionen der Eigentümerebene und berücksichtigt weder automatisch den Mietvertrag noch die tatsächlichen Mietervorauszahlungen. Es braucht eine eigene Mieterabrechnung.
Ist das gesamte Hausgeld auf den Mieter umlegbar?
Nein. Das Hausgeld ist eine Vorauszahlung des Eigentümers an die Gemeinschaft. Entscheidend sind die darin enthaltenen Einzelpositionen und deren mietrechtliche Einordnung.
Dürfen Verwalterkosten oder die Erhaltungsrücklage angesetzt werden?
Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind keine Betriebskosten. Auch die Zuführung zur Erhaltungsrücklage wird nicht als Betriebskostenposition auf den Mieter umgelegt.
Gilt immer der Verteilungsmaßstab der WEG?
Nicht immer. § 556a Abs. 3 BGB greift, wenn keine andere Vereinbarung besteht. Mietvertrag, Verbrauchsvorgaben und die Angemessenheit des Maßstabs müssen deshalb vorab geprüft werden.
Welche Unterlagen brauche ich zusätzlich?
Vor allem Mietvertrag, Mieterdaten, Vorauszahlungen, Einzelabrechnung, Heizkostenabrechnung und direkt an Sie gerichtete Bescheide oder Rechnungen wie die Grundsteuer.
Passende Hilfen
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Kostenarten prüfen
Welche laufenden Kosten nennt die Betriebskostenverordnung und wo ist Vorsicht nötig?
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Zur EigentumswohnungRechtlicher Rahmen
Amtliche Grundlagen.
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Hinweis: Beim Öffnen verlassen Sie leukosta.de und wechseln zum Angebot „Gesetze im Internet“ des Bundesministeriums der Justiz und des Bundesamts für Justiz.
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§ 28 WEG - Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung
Kurz erklärt: Regelt Wirtschaftsplan, WEG-Jahresabrechnung, Vorschüsse und Vermögensbericht.
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§ 16 WEG - Nutzungen und Kosten
Kurz erklärt: Beschreibt die Kostentragung innerhalb der Gemeinschaft und mögliche abweichende Kostenverteilungen.
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§ 556 BGB - Vereinbarungen über Betriebskosten
Kurz erklärt: Regelt Vereinbarung, Vorauszahlung und jährliche Abrechnung der Betriebskosten im Mietverhältnis.
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§ 556a BGB - Abrechnungsmaßstab
Kurz erklärt: Enthält die Regeln zum Verteilungsmaßstab und die besondere Vorschrift für vermietetes Wohnungseigentum.
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§ 1 BetrKV - Betriebskosten und Ausschlüsse
Kurz erklärt: Definiert laufende Betriebskosten und schließt Verwaltung sowie Instandhaltung und Instandsetzung aus.
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§ 2 BetrKV - Aufstellung der Betriebskosten
Kurz erklärt: Führt die einzelnen Betriebskostenarten und ihre Bestandteile auf.
Dieser Beitrag bietet eine allgemeine praktische Orientierung und keine Rechtsberatung. Bei abweichenden Vertragsregelungen, streitigen Verteilungsmaßstäben oder besonderen WEG-Beschlüssen ist eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls sinnvoll.
Über die Autorin
Kerstin Leusenrink
Seit über zwölf Jahren beschäftigt sich Kerstin Leusenrink praktisch mit Nebenkostenabrechnungen und der Verwaltung von Immobilien. Mit LEUKOSTA unterstützt sie Vermieter persönlich und deutschlandweit.
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