Die kurze Antwort
Der Wechsel wird sofort dokumentiert. Abgerechnet wird im normalen Jahresrhythmus.
Endet ein Mietverhältnis während des laufenden Abrechnungszeitraums, sollten Auszugsdatum, Einzugsdatum, Zählerstände und Vorauszahlungen eindeutig getrennt erfasst werden. Bei vereinbarten Betriebskostenvorauszahlungen bleibt es grundsätzlich bei der jährlichen Abrechnung. Der Vermieter ist nach § 556 Absatz 3 BGB nicht zu einer sofortigen Teilabrechnung verpflichtet.
Sobald die Kosten des gesamten Abrechnungszeitraums vollständig vorliegen, erhält der ausgezogene Mieter seine Abrechnung für den Zeitraum, der seinem Mietverhältnis zuzuordnen ist. Für zentral abgerechnete Heiz- und Warmwasserkosten enthält § 9b HeizkostenV besondere Vorgaben zum Nutzerwechsel.
Schritt für Schritt
So wird ein Mieterwechsel sauber vorbereitet.
- Alle maßgeblichen Daten trennen. Vertragsende, Wohnungsübergabe, Vertragsbeginn des Nachmieters und ein möglicher Leerstand sind nicht automatisch derselbe Tag. Halten Sie jedes Datum einzeln fest.
- Zählerstände am Übergabetag dokumentieren. Notieren Sie Zählernummer, Einheit, Stand und Ablesedatum. Ein unterschriebenes Übergabeprotokoll und ergänzende Fotos helfen bei der späteren Zuordnung.
- Zwischenablesung organisieren. Bei zentraler Heizung und Warmwasserversorgung sollte geklärt werden, wer die vorgeschriebene Zwischenablesung durchführt und welche Daten der Abrechnungsdienst benötigt.
- Vorauszahlungen getrennt erfassen. Ordnen Sie die tatsächlich eingegangenen Zahlungen eindeutig dem ausziehenden und dem einziehenden Mieter zu. So werden Sollbeträge und echte Zahlungseingänge nicht verwechselt.
- Jahreskosten vollständig abwarten. Erst wenn Rechnungen, Bescheide und Verbrauchsabrechnungen für den gesamten Zeitraum vorliegen, kann die Nebenkostenabrechnung vollständig erstellt werden.
Zum Abhaken oder Ausdrucken
Checkliste für den Mieterwechsel.
Haken Sie ab, was bereits vorliegt. Die Auswahl bleibt ausschließlich auf Ihrem Gerät.
Richtig zuordnen
Welche Kosten wie getrennt werden.
Verbrauchsanteile für Heizung
Bei einem Nutzerwechsel werden die verbrauchsabhängigen Heiz- und Warmwasserkosten grundsätzlich anhand der Zwischenablesung zugeordnet. Die übrigen Anteile werden nach den Vorgaben des § 9b HeizkostenV auf Vor- und Nachnutzer verteilt.
Andere Betriebskosten
Für Grundsteuer, Versicherung, Reinigung oder weitere Kosten kommt es auf die mietvertragliche Vereinbarung und den jeweiligen Verteilungsmaßstab an. Eine einzige pauschale Aufteilungsformel passt deshalb nicht zu jeder Kostenart.
Umlagefähige Kosten prüfenVorauszahlungen
In die Abrechnung gehören die dem jeweiligen Mieter zuzuordnenden tatsächlichen Vorauszahlungen. Bei einem Wechsel sollten Zahlungseingänge und Mietkonten getrennt geprüft werden.
Zeitraum ohne Mieter
Ein Leerstand zwischen zwei Mietverhältnissen muss als eigener Zeitraum erkennbar bleiben. Er darf nicht versehentlich vollständig dem ausziehenden oder dem einziehenden Mieter zugerechnet werden.
Nicht vom Auszug aus rechnen
Welche Abrechnungsfrist gilt nach dem Mieterwechsel?
Die Frist knüpft grundsätzlich an das Ende des Abrechnungszeitraums an, nicht an den Tag des Auszugs. Nach § 556 Absatz 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter regelmäßig spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden.
Beispiel: Läuft der Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2026 und zieht der Mieter am 30. Juni 2026 aus, endet die reguläre Abrechnungsfrist grundsätzlich am 31. Dezember 2027. Der Auszug am 30. Juni setzt keine eigene neue Zwölfmonatsfrist in Gang.
Aus der Praxis
Fünf typische Fehler beim Mieterwechsel.
- Die neue Anschrift fehlt. Ohne zustellfähige Anschrift wird die spätere Übermittlung der Abrechnung unnötig schwierig.
- Zählerstand ohne Zählernummer. Ein Wert lässt sich nur sicher verwenden, wenn klar ist, zu welchem Zähler und zu welcher Einheit er gehört.
- Übergabetag und Vertragsende werden gleichgesetzt. Weichen die Daten voneinander ab, muss erkennbar sein, welches Datum welche Bedeutung hat.
- Vorauszahlungen werden zusammengefasst. Zahlungen von Vor- und Nachmieter müssen getrennt nachvollziehbar bleiben.
- Zu früh abgerechnet. Eine Abrechnung allein mit den bis zum Auszug bekannten Rechnungen lässt spätere Jahreskosten außer Acht.
Passende Hilfen
Damit alle Angaben vollständig zusammenkommen.
Unterlagen prüfen
Die vollständige Checkliste für Objekt-, Mieter-, Kosten- und Verbrauchsdaten.
Zur Unterlagen-ChecklisteKostenrahmen prüfen
Objektart, Einheiten und Mieterwechsel auswählen und den Richtwert direkt sehen.
Zum KostenrechnerObjekt passend einordnen
Leistungsumfang für Einfamilienhaus, Mehrfamilienhaus und Eigentumswohnung vergleichen.
Zu den LeistungenRechtlicher Rahmen
Amtliche Grundlagen.
Für den Mieterwechsel sind vor allem die jährliche Abrechnung nach dem BGB und die besonderen Regeln zur Kostenaufteilung bei einem Nutzerwechsel nach der Heizkostenverordnung relevant.
Hinweis: Die folgenden Links führen zu externen amtlichen Internetseiten und öffnen sich in einem neuen Tab. Die LEUKOSTA-Seite bleibt geöffnet.
-
§ 556 BGB - Vereinbarungen über Betriebskosten
Für den Mieterwechsel wichtig: Bei Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen; die Abrechnung muss regelmäßig binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Eine Teilabrechnung allein wegen des Auszugs ist nicht vorgeschrieben.
-
§ 9b HeizkostenV - Kostenaufteilung bei Nutzerwechsel
Für den Mieterwechsel wichtig: Die Vorschrift regelt die Zwischenablesung und die Aufteilung verbrauchsabhängiger sowie übriger Heiz- und Warmwasserkosten auf Vor- und Nachnutzer. Sie enthält außerdem eine Ersatzregelung, wenn keine verwertbare Zwischenablesung möglich ist.
-
Ergänzende Vorschriften der Heizkostenverordnung
Für die Abrechnung wichtig: Die Paragraphen 6 bis 8 enthalten die Grundlagen der verbrauchsabhängigen Kostenverteilung sowie die Regeln für Wärme und Warmwasser.
Wichtige Paragraphen:
Dieser Beitrag bietet eine allgemeine praktische Orientierung und keine Rechtsberatung. Welche Aufteilung im Einzelfall anzuwenden ist, hängt unter anderem vom Mietvertrag, der Kostenart, der technischen Verbrauchserfassung und den tatsächlichen Zeiträumen ab.
Über die Autorin
Kerstin Leusenrink
Seit über zwölf Jahren beschäftigt sich Kerstin Leusenrink praktisch mit Nebenkostenabrechnungen und der Verwaltung von Immobilien. Mit LEUKOSTA unterstützt sie Vermieter persönlich und deutschlandweit.
Mehr über Kerstin erfahren